MS Excel, joka tunnetaan myös nimellä Microsoft Excel, on laajalti käytetty ohjelmisto useimmissa yrityksissä maailmanlaajuisesti. Se tarjoaa erilaisia ​​työkaluja, toimintoja ja ominaisuuksia, jotka tekevät tästä ohjelmistosta kannattavan maailmanlaajuisille yrityksille eri aloilla. Siksi, jotta voimme oppia ja järjestää tiedot oikein Excelin avulla, meidän on tiedettävä tämän tehokkaan ohjelmiston määritelmä ja perusteet.

Tässä artikkelissa käsitellään MS Excelin määritelmää ja sen perusteita, jotka auttavat meitä tutustumaan tähän tehokkaaseen ohjelmistoon.

MS Excelin määritelmä

Määritelmän mukaan 'Microsoft Excel on Microsoftin luoma taulukkolaskentaohjelma, joka tallentaa ja analysoi numeerista ja tilastollista dataa kaavoineen ja funktioineen taulukoiden avulla'.

Yksinkertaisesti sanottuna MS Excel on tehokas taulukkolaskentaohjelma, joka sisältyy Microsoft Officeen ja jota käytetään pääasiassa tietojen tallentamiseen taulukoihin. Se koostuu useista riveistä ja sarakkeista, joita voidaan käyttää tietojen syöttämiseen. Ohjelman katsotaan auttavan erilaisissa tehtävissä, kuten viikkokulujen laskennassa, palkkalaskelmien tekemisessä, kirjanpidossa ja tietojen interaktiivisessa lajittelussa/suodattamisessa eri kriteerien mukaan.

MS Excelin historia ja julkaisut

MS Excel on yksi vanhimmista taulukkolaskentaohjelmista, ja siihen on tehty useita päivityksiä ja korjauksia. Tämä tehokas taulukkolaskentaohjelma julkaistiin alun perin vuonna 1985 Macintosh-pohjaisille järjestelmille. Myöhemmin se julkaistiin muille suosituille alustoille, mukaan lukien Windows.

Seuraavassa taulukossa on luettelo kaikista tähän mennessä Macintoshille julkaistuista Excel-versioista:

Seuraavassa taulukossa on luettelo kaikista Windowsille tähän mennessä julkaistuista Excel-versioista:

On tärkeää huomata, että Excel-versio 4.0 sisältyi osana Microsoft Office Suitea Office-versioon 3.0. Siitä lähtien Excel on päivitetty jatkuvasti Office-ohjelmistopaketilla.

MS Excelin ominaisuudet

Excelillä oli alkupäivinä keskeinen rooli yritysten erilaisissa taloustoimissa, mukaan lukien kirjanpito ja kirjanpito. Se on kuitenkin saanut useita päivityksiä ajan mittaan, mikä tyypillisesti auttoi tekemään excelistä liiketoimintaprosessien pakollisen ohjelmiston. Excelin uusin versio sisältää laajan valikoiman ominaisuuksia.

Joitakin Microsoft Excelin olennaisia ​​ominaisuuksia ovat seuraavat:

Ylä-ja alatunniste: Kuten Word-asiakirjat, voimme myös käyttää ylä-/alatunnistetta Excel-dokumenteissamme. Se sijaitsee laskentataulukkoasiakirjan jokaisen sivun ylä- ja alaosassa.

Etsi ja korvaa: MS Excelin avulla voimme löytää haluamasi tiedot, kuten tekstin tai numerot, käyttämällä laskentataulukon Etsi-ominaisuutta. Lisäksi voimme myös korvata olemassa olevat tiedot mukautetuilla päivitetyillä tiedoilla.

Salasanasuojaus: Salasanan avulla voimme suojata excel-työkirjamme luvattomalta käytöltä. Tämä ominaisuus auttaa meitä viime kädessä pitämään tietomme turvassa.

Tietojen suodatus: Tietojen suodatus on nopeampi tapa etsiä ja jatkaa työskentelyä valitun alueen tietojen osajoukon kanssa. Tietojen suodatusominaisuus on kätevä, ja siinä on AutoFilter ja Advanced Filter -asetukset.

Tietojen lajittelu: Tietojen lajitteluominaisuuden avulla voimme järjestää excel-laskentataulukoiden tiedot joihinkin loogisiin järjestyksiin. Excelin avulla voimme yleensä lajitella tietoja eri tavoilla, mukaan lukien nouseva tai laskeva järjestys.

jdbc

Sisäänrakennetut kaavat: MS Excel sisältää laajan valikoiman kaavoja, joita voimme käyttää helppojen ja monimutkaisten laskelmien suorittamiseen. Jotkut peruskaavat sisältävät summan, vähennyksen, kertomisen, jaon, keskiarvon, minimin jne.

Reaaliaikainen tietojen päivitys: Excelissä käytämme erilaisia ​​funktioita arvojen laskemiseen ja haluttujen tulosten saamiseksi. Jos korvaamme joitain olemassa olevia arvoja uusilla, Excel päivittää tulokset automaattisesti vastaaviin soluihin.

Kaavioiden lisääminen: Yksi Excelin merkittävimmistä ominaisuuksista on erilaisten kaavioiden, kuten ympyräkaavioiden, pylväskaavioiden, viivakaavioiden ja muiden, saatavuus. Näillä kaavioilla voi joskus olla valtava ero tietojen analysoinnissa ja vertailussa.

Tavallisten taulukkolaskentaominaisuuksien lisäksi Excel tarjoaa ohjelmointituen Microsoftin Visual Basic for Applications (VBA) -sovelluksen kautta, joka mahdollistaa ulkoisten lähteiden tietojen pääsyn Microsoftin Dynamic Data Exchangen (DDE) kautta.

MS Excelin käyttötarkoitukset

MS Exceliä käytetään laajalti tietojen järjestämiseen ja helppojen ja monimutkaisten laskelmien suorittamiseen tulosten saamiseksi talousanalyysiin. Sitä suositaan lähes kaikilla toimialoilla ja yrityksissä pienistä suuriin.

Tästä huolimatta sitä käytetään myös kulujen ja muiden kodin tarpeiden tietopohjaisten asioiden hallintaan. Ei ole väärin sanoa, että MS Excelin käyttötarkoitukset ovat lähes rajattomat. Eri ihmiset käyttävät tätä tehokasta ohjelmistoa tarpeidensa mukaan.

Jotkut MS Excelin tärkeimmistä käyttötavoista on lueteltu alla:

• Tiedon syöttö
• Tiedonhallinta
• Talousanalyysi
• Talousmallinnus
• Kirjanpito
• Ajanhallinta
• Tehtävien hallinta
• Ohjelmointi (VBA)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Kaavioiden laatiminen, kuvaaminen ja raportointi

Erityisesti Excel on vaatimus kaikille järjestettäville tiedoille.

Excelin käyttöliittymä

Excelin käyttöliittymä on yksinkertainen ja helposti ymmärrettävissä. Tämä on tärkeää ensisijaisen käyttöliittymän ymmärtämiseksi, jotta voit aloittaa sen työskentelyn.

Seuraava kuva näyttää kaikki Excelin tärkeimmät osat, mukaan lukien kaavapalkki, rivi, sarake, solu, laskentataulukon välilehti jne.

pituus merkkijono

Käsittelemme lyhyesti kaikkia yllä olevassa kuvassa näkyviä termejä:

Solu:Rivin ja sarakkeen leikkauspistettä kutsutaan soluksi. Excel sisältää useita soluja laskentataulukossa. Jokainen solu tunnistetaan ainutlaatuisella osoitteella, joka muodostuu yhdistämällä kaksi merkkiä, kuten sarakkeen kirjain ja rivin numero.Rivi:Rivi on vaakasuora tila taulukossa, jota käytetään tietojen tallentamiseen. Excel sisältää useita rivejä laskentataulukossa. Jokaisella rivillä on yksilöllinen numero alkaen 1.Sarake:Sarake on pystysuora tila taulukossa, jota käytetään tietojen tallentamiseen. Excel sisältää useita sarakkeita laskentataulukossa. Jokaisella sarakkeella on yksilöllinen osoite, jota edustaa kirjain, alkaen kirjaimesta A.Työtaulukko:Excel-laskentataulukko viittaa rivien ja sarakkeiden pinta-alaan, jotka yhdessä muodostavat taulukon. Voimme lisätä haluttuja kaavioita, muotoja ja muita tuettuja objekteja laskentataulukkoon. Sitä kutsutaan myös laskentataulukoksi tai taulukoksi.Työkirja:Excel-työkirja viittaa päätiedostoon, joka sisältää laskentataulukot ja niihin liittyvät objektit.

MS Excelin perusteet

Meidän on tiedettävä MS Excelin perusteet, jotta voimme aloittaa sen työskentelyn. Seuraavassa on joitain perusasioita, jotka on opittava:

MS Excelin avaaminen

MS Excelin avaaminen on ensimmäinen asia, joka meidän on tiedettävä työstääksemme sitä. Voit avata MS Excelin eri tavoilla, kuten:

• Voimme avata sen kaksoisnapsauttamalla sen kuvaketta suoraan työpöydältä, jos se on asennettu oletusasetuksia käyttäen.
  
• Voimme avata sen kaksoisnapsauttamalla sen nimeä Käynnistä-valikosta, joka on annettu MS Office -kansiossa.
  
• Voimme käyttää 'Windows Search' -ominaisuutta ja kirjoittaa tekstin 'Excel'. Se näyttää kaikki tällä nimellä olevat tiedostot ja ohjelmat tietokoneessa. Näin ollen voimme avata sen kaksoisnapsauttamalla sen nimeä ohjelmien alla.
  

On tärkeää huomata, että MS Excel on asennettava koneelle, ja vasta sitten voimme avata sen. Jos emme löydä ohjelmaa yllä olevien vaiheiden avulla, järjestelmässä ei ole Office-pakettia.

Laskentataulukon avaaminen

Kun olemme avannut MS Excelin, se pyytää meitä jatkamaan. Tarkemmin sanottuna se näyttää useita laattoja, joista voimme valita haluamasi ja alkaa työstää sitä. Jos haluamme aloittaa työskentelyn tyhjästä, voimme valita ruudun 'Tyhjä työkirja' ja käynnistää mustan laskentataulukon.

Lisäksi, jos meillä on olemassa Excel-tiedosto ja haluamme työstää sitä, voimme napsauttaa 'Avaa muut työkirjat' vasemmasta alakulmasta. Sen jälkeen voimme paikantaa tiedoston tiedostonhallinnan avulla ja kaksoisnapsauttaa sitä. Olemassa oleva tiedosto avataan välittömästi.

Työskentely Nauhan kanssa

Nauhaa kutsutaan Excelin keskusohjauspaneeliksi. Tämä tehokas työkalu sijaitsee ikkunan yläosassa excelin avaamisen jälkeen.

Voimme tehdä melkein kaiken excelissä nauhasta.

Nauha sisältää useita välilehtiä, kuten Etusivu, Lisää, Sivun asettelu ja muita, ja jokainen välilehti koostuu useista painikkeista, joilla käsitellään erilaisia ​​komentoja Excelissä. Parasta näissä painikkeissa on, että jos asetamme hiiren osoittimen minkä tahansa painikkeen päälle, se kertoo meille, mitä tehtävää se tekee.

Tämän lisäksi excel antaa meille mahdollisuuden muokata nauhaa valintamme mukaan. Voimme piilottaa / näyttää ja lisätä uusia komentoja vastaavasti.

Työarkkien hallinta

Toinen Excelin erinomainen ominaisuus on, että Excel-työkirjoissa voi olla useita laskentataulukoita. Voimme hallita työkirjan erilaisia ​​laskentataulukoita suoraan ikkunan alareunasta. Oletusarvoisessa 'tyhjässä työkirjassa' voimme nähdä yhden arkin, jossa on nimi 'Arkki1'.

Voit lisätä lisää laskentataulukoita käyttämällä a plus (+) merkki, joka annetaan arkin nimen vieressä. Lisäksi voimme oikealla painikkeella sen nimessä näyttääksesi useita muita arkkiin liittyviä vaihtoehtoja. Voimme napsauttaa näitä vaihtoehtoja hallitaksesi laskentataulukoita vastaavasti.

Tietojen syöttäminen

Tietojen syöttäminen Exceliin on yksi perusvaiheista. Vaikka se on ensimmäinen vaihe, joka meidän on suoritettava Excelissä tietojen käsittelyn aloittamiseksi, se on melko helppoa ja lähes vaivatonta.

Tietojen syöttämiseksi voimme valita tietyn solun ja alkaa painaa näppäimistön painiketta vastaavasti. Tästä huolimatta voimme myös kopioi, leikkaa ja liitä tiedot Excelissä muista ohjelmista. Tämän lisäksi voimme myös tuonti tiedot muista tiedostoista.

Excelin avulla voimme käyttää tekstiä, numeroita, symboleja ja muita tiedon syöttämiseen tarvittavia merkkejä.

Laskelmien suorittaminen

Toinen Excelin hieno ominaisuus on, että voimme suorittaa erilaisia ​​laskelmia tiedoillemme. Peruslaskelmien suorittaminen Excelissä on niin helppoa.

Voimme käyttää matemaattisia merkkejä tietojen välissä, ja tulokset toimitetaan automaattisesti. Jos esimerkiksi syötetään = 4+5 missä tahansa solussa ja paina Enter-painiketta, solu näyttää arvon 9 , kumpi on 4:n ja 5:n summa. Lisäksi, jos valitsemme tietyn solun, alkuperäinen kaava (mitä tahansa olemme antaneet kyseisessä solussa) näytetään kaavapalkissa.

Toisella tavalla voimme myös käyttää soluviittauksia ja lisätä matemaattisia operaatioita niiden väliin. Tästä saadaan myös vastaava tulos. Oletetaan esimerkiksi, että syötämme 4 soluun A1 ja 5 soluun B1. Seuraava, syötämme = A1+B1 solussa C1. Tekemällä tämän, solu C1 näyttää soluissa A1 ja B1 annettujen arvojen summan.

Samoin voimme suorittaa muita aritmeettisia laskutoimituksia Excelissä.

Funktioiden käyttäminen

Tulosten saaminen excel-toimintojen avulla on yksi olennaisista tehtävistä, ja se voi lyhentää työprosessin aikaa jossain määrin.

kuvien kohdistaminen css:ssä

Erityisesti useimmat funktiot/kaavat ottavat syötteinä lukujoukkoja ja antavat vastaavat tulokset. Keskustellaan tästä yksinkertaisella esimerkillä:

Oletetaan, että syötämme 4 soluun A1 ja 5 soluun B1. Seuraavaksi syötetään = SUMMA(A1;B2) sisään solu C1. Tekemällä tämän, solu C1 näyttää soluissa A1 ja B1 annettujen arvojen summan.

Excelissä on laaja valikoima arvokkaita toimintoja. Voit tarkastella eri toimintoja siirtymällä 'Kaavat'-välilehdelle ja valitsemalla sieltä tietyn luokan. Excel näyttää kaikki kyseisen luokan tuetut toiminnot.

Kun olemme tutustuneet toimintoihin, voimme syötä yhtäläisyysmerkki (=) solun sisällä ja kirjoita siihen mikä tahansa toiminto. Sitten Excel näyttää automaattisesti vastaavat funktiot ja niiden syntaksin. Voimme valita funktion ja jatkaa syntaksin mukaan.

Työmme pelastaminen

Kun olemme tehneet työmme, meidän on tallennettava se tiedostoon. Jos suljemme Excelin tallentamatta sitä, menetämme työmme. Helpoin tapa tallentaa Excel-tiedosto tietokoneelle on painaa pikanäppäintä 'Ctrl + S'. Kun painamme tätä pikanäppäintä, excel pyytää meitä valitsemaan tiedoston nimen ja tallennuspaikan.

Voimme myös napsauttaa 'Tallentaa' -painiketta, joka sijaitsee 'Pikakäyttötyökalupalkki'. Tämä painike auttaa meitä myös tallentamaan väliaikaiset tiedot olemassa olevaan tiedostoon.

Tärkeitä huomioita

On monia tärkeitä asioita, jotka meidän on tiedettävä ennen kuin alamme työskennellä Excelin parissa. Jotkut tärkeimmistä muistamista asioista on lueteltu alla:

• Excelin avulla voimme käyttää laajaa valikoimaa pikanäppäimiä työprosessimme nopeuttamiseksi. Meidän on hyödynnettävä Excelin pikanäppäimiä ja lisättävä työprosessimme tuottavuutta.
• Kun haluamme jakaa Excel-tiedoston jonkun kanssa, eikä lisämuokkausta tarvita, tiedosto on tallennettava pdf-muodossa. Tätä muotoa ei ole helppo muokata, joten tiedot suojataan luvattomalta syöttöltä. Lisäksi pdf-muoto tunnetaan parhaiten myös tulostustarkoituksiin.
• Excelin avulla voimme käyttää erilaisia ​​tiedostotunnisteita. Jokaisella laajennuksella on kuitenkin käyttötarkoituksensa. Erityisesti XLSX-laajennus on oletusmuoto Excel-tiedostoille, kun sen sisällä ei ole VBA-makroja.
• Jos Excel-tiedostossa on valtavia määriä tietoa (yleensä yli 10 Mt), meidän on käytettävä XLSB-laajennusta. Se on nopeampi ja yhteensopiva kaikkien toimintojen, muotoilun ja jopa VBA-makrojen kanssa. Muut taulukkolaskentaohjelmat eivät kuitenkaan välttämättä tue tätä muotoa.
• Koska excel tukee VBA-ohjelmointia, emme saa avata epäluotettavista lähteistä saatua excel-tiedostoa, koska se voi sisältää haavoittuvia koodeja.
• Kun tallennat Excel-tiedoston Tallenna nimellä -komennolla, meidän on oltava varovaisia. muuten saatamme päätyä vahingossa korvaamaan tiedoston alkuperäisellä. Tällä tavalla saatamme joskus menettää tärkeitä tietoja.