Microsoft Excel on yksi vanhimmista ja laajimmin käytetyistä taulukkolaskentaohjelmista. Ohjelmisto on saanut monia päivityksiä ajan myötä, mukaan lukien tuki uusille laajennuksille tai tiedostotyypeille, jotka ovat tulleet esiin ajan myötä. Jokaisella uudella laajennuksella on täysin erilainen toiminnallisuus ja käyttö. Siksi meidän pitäisi tuntea Excelissä yleisimmin käytetyt laajennukset.
Tässä artikkelissa käsittelemme yleisiä Excelissä käytettyjä tiedostopäätteitä. Ennen kuin keskustelemme Excel-tiedostopäätteistä, ymmärrämme ensin tiedostotunnisteen määritelmän.
Mikä on tiedostopääte?
Tiedostotunniste viittaa ensisijaisesti tietokonetiedoston loppuun lisättyyn päätteeseen (tietoa, dataa tai komentoa sisältävä objekti) tiedostotyypin määrittelemiseksi. Yleensä tiedostopääte sisältää kahdesta neljään merkkiä. Lisäksi tunniste erotetaan tiedoston nimestä pisteellä (.).
Esimerkiksi tiedostolla, jonka nimi on Esimerkki.docx, on tiedostotunniste .docx, joka ilmaisee Word-asiakirjatiedoston.
Miksi Excel-tiedostojen laajennuksilla on merkitystä?
Tiedostotunnisteita on laaja valikoima. Jokainen laajennus tarjoaa tarvittavat tiedot tiedostotyypistä. Jokaisella laajennuksella on tietty rooli, ja meidän on tiedettävä laajennus avataksemme tiedoston oikeanlaisella ohjelmistolla. Kaikki ohjelmistot eivät tue kaikkia tiedostotunnisteita. Näin Excel-tiedostotunnisteet voivat auttaa meitä tietämään enemmän tiedostotyypistä ja sen sisältämistä tiedoista, esim.
- Olipa se sisältää VBA (Visual Basic for Applications) tai makroja,
- Onko tiedosto malli,
- Onko tiedosto tallennettu vanhempaa Excel-versiota varten,
- Onko tiedosto tallennettu yleisellä vanhalla versiolla,
- Onko tiedostomuoto binääri tai XML-dokumentti jne.
Kaikki nämä tiedot voidaan saada tiedostopäätteellä. Jokaisella laajennuksella on kuvaava nimi, jonka avulla voimme tunnistaa tarkoituksen tai tekniikan, johon vastaavaa laajennusta käytetään. Lisäksi voimme järjestää/järjestää erityyppisiä tiedostoja eri hakemistoihin, kun tiedämme niiden tiedostopäätteet.
Excel-tiedostojen laajennukset
Vaikka Excelissä on useita tuettuja tiedostotunnisteita, keskustelemme joistakin merkittävistä laajennuksista alla:
milloin q1 loppuu
XLSX-laajennus Excelissä
XLSX-laajennus on Excelin oletuslaajennus, kun siinä ei käytetä makroja. Tämä laajennus perustuu XML:ään ja sitä käytettiin pääasiassa Excel 2007:ssä ja Excel 2010:ssä. Ennen Excel 2007:ää Excelin vakiotiedostotunniste oli XLS. XLSX-laajennuksen käyttöönoton jälkeen tiedostokoko pieneni huomattavasti XLS:ään verrattuna. Tästä johtuen tiedostojen lataamisesta ja jakamisesta tuli paljon helpompaa kuin ennen.
Tämän lisäksi XLSX on laajennus, joka ei sisällä haitallista koodia. Tämä johtuu siitä, että XLSX-laajennus ei voi tallentaa VBA-makrokoodia. Se voi kuitenkin käyttää ja tallentaa kaikkia Excelissä käytettyjä toimintoja. Lisäksi muut vastaavat ohjelmistot tukevat tätä laajennusta, jolloin tämän laajennuksen tiedostot ovat käytettävissä muissa sovelluksissa. Suurin haitta XLSX-laajennuksen käytössä on, että jos haluamme suorittaa tiedoston Excel 2007:ää edeltävässä versiossa, emme voi tallentaa Excel-tiedostoa tällä laajennuksella.
XLS-laajennus Excelissä
Kuten aiemmin totesimme, Excel XLS -laajennus oli suosituin laajennustyyppi ennen Excel 2007:ää. Myöhemmin se korvattiin XLSX:llä. Näin ollen XLS-laajennus on nyt melkein vanhentunut, emmekä käytä tai näe tätä laajennusta enää. Laajennus on kuitenkin edelleen käytössä, ja monilla ohjelmistoilla ja työkaluilla on edelleen mahdollisuus viedä tiedot XLS-tiedostoina. Ainoa syy, miksi XLS-laajennus on edelleen olemassa monissa ohjelmistoissa, on se, että joidenkin ihmisten on ehkä avattava tiedosto Excel-versioissa ennen vuotta 2007 (eli Excel 2003).
Koska Excel voi lukea tämän laajennuksen, voimme käyttää mitä tahansa vanhaa tiedostoa tällä laajennuksella uudessa Excel-versiossa ja jatkaa sen käsittelyä. XLS-laajennus on oletustiedostopääte Excelin versiosta 2.0 Excel-versioon 2003. Tämän laajennuksen käytössä on nykyään joitain haittoja. Se vaatii enemmän levytilaa, voi sisältää haitallista VBA-koodia ja koostuu suhteellisen pienestä määrästä rivejä ja sarakkeita kuin uusimmat laajennukset.
XLSM-laajennus Excelissä
Aina kun sisällytämme VBA makrot olemassa olevaan Excel-tiedostoomme ja yritämme tallentaa sen, näemme ilmoituksen, että VBA-makrojen säilyttämiseksi meidän on tallennettava tiedosto XLSM-laajennuksella. XLSM-laajennus on oletuslaajennus, kun Excel-tiedoston sisällä on makroja. Tämä laajennus on samanlainen kuin XLSX-laajennus, mutta siinä on lisätuki makroille.
Tämä XML-pohjainen ja makroja tukeva tiedostopääte toimii vain Excel 2007:ssä ja uudemmissa. Tämä tarkoittaa, että emme voi käyttää tätä laajennusta Excelissä ennen Excel 2007:ää. XLSM-laajennus otettiin käyttöön ensisijaisesti Excel-tiedostojen turvallisuuden lisäämiseksi ja niiden suojaamiseksi haitallisilta makroilta ja viruksilta. Lisäksi tämä laajennus voi tallentaa myös kaikki muut Excelissä käytetyt toiminnot. XLSM-laajennusten käytön haittana on, että se vaatii enemmän levytilaa kuin muut tiedostomuodot (kuten XLSB).
XLSB-laajennus Excelissä
XLSB-laajennus on valinnainen vaihtoehto XLSX- ja XLSM-laajennuksille Excel-tiedostojen tallentamiseen. Tämä tiedostopääte on kuitenkin paljon nopeampi kuin XLSX ja XLSM Excel-tiedostojen avaamisessa ja tallentamisessa. Siksi XLSB-laajennusta käytetään pääasiassa suurille tiedostoille (yli 10 Mt). Toisin kuin XLSX- ja XLSB-laajennukset, XLSB-laajennus ei käytä XML-muotoa tietojen tallentamiseen. Sen sijaan se käyttää binäärimuotoa.
Tämän lisäksi XLSB-laajennus käyttää suhteellisen vähemmän levytilaa, koska tiedot tallennetaan binäärirakenteeseen. Tämä laajennus voi myös tallentaa VBA-makroja, joten meidän ei pitäisi käynnistää näitä tiedostoja, jos ne on ladattu tai hankittu epäluotettavista lähteistä. Koska XLSB-laajennus otettiin käyttöön Excel 2007:n kanssa, emme voi avata XLSB-tiedostoja Excel 2003:ssa ja aiemmissa. Lisäksi XLSB-laajennusta ei käytetä useimmissa kolmansien osapuolien ohjelmistoissa (esim. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg jne.), joten emme välttämättä pysty avaamaan/viemään olemassa olevia tiedostojamme.
XLTX-laajennus Excelissä
XLTX-laajennusta käytetään ensisijaisesti Excel-malleissa. Excel-mallit määritellään yleensä muotoilluiksi tiedostoiksi, joilla on erilaisia tyylejä, toimintoja ja toimintoja. Tällä tavalla mallit luodaan ja luokitellaan erillisiin osiin ja ladataan Excelistä. Lisäksi voimme luoda mukautettuja mallejamme ja tallentaa ne XLTX-laajennuksella.
Tämä tietty laajennus on hyödyllinen, kun alamme usein työskennellä tietystä kohdasta eri tiedostoille. Joten jos tallennamme kyseisen pisteen malliksi, voimme käyttää tätä mallia muiden Excel-työkirjojen lähtökohtana joka kerta. Lisäksi 'Tallenna nimellä' -komennolla voimme tallentaa työmme uuteen Excel-tiedostoon jättäen alkuperäisen tiedoston tai mallin ennalleen muutoksista.
XLTM-laajennus Excelissä
XLTM on toinen laajennus, jota käytetään Excel-malleissa. Tämä laajennus on kuitenkin makrokäyttöinen, joten voimme käyttää VBA-makroja mallien kanssa. Tarkemmin sanottuna voimme käyttää XLTM-laajennusta tallentaaksemme mukautettuja Excel-mallejamme lisämakrotuella.
Toisaalta voimme käyttää näitä tiedostoja (Excel-malli makrolla) lähtökohtana muille makroja sisältäville Excel-työkirjoille aina kun niitä tarvitaan.
iskcon täysi lomake
XLAM-laajennus Excelissä
XLAM-laajennusta käytetään ensisijaisesti lisäosien tietojen tallentamiseen. Tätä laajennusta ei yleensä käytetä yleiseen käyttöön. Ne toimivat apuohjelmina, ja kun käynnistämme nämä tiedostot, ne voivat toimia tehokkaasti Excelissä. On tärkeää huomata, että XLAM-tiedostot tarjoavat joitain lisäominaisuuksia ja toimintoja käytettäväksi Excelissä. Erityisesti nämä tiedostot auttavat meitä lisäämään/laajentamaan Excelin ominaisuuksia. Ne voivat sisältää myös VBA-makroja, kuvia, nauhoja ja laskentataulukoita lomakkeineen.
XLAM-tiedostot voidaan helposti käynnistää tavallisina Excel-tiedostoina. Koska näitä tiedostoja käytetään apuohjelmiin, meidän on ehkä otettava käyttöön Apuohjelmat-vaihtoehto Excelin asetuksista (Tiedosto> Asetukset> Apuohjelmat), jos se on poistettu käytöstä. Näin ollen, kun seuraavan kerran avaamme Excelin, näemme kyseisen apuohjelman lisäominaisuudet.
CSV-laajennus Excelissä
CSV-laajennus (comma-separated value) tallentaa työkirjan tavallisesti pelkkänä tekstinä. Tämä tarkoittaa, että se ei tallenna tiedostoihin mitään kaavaa tai muotoilua. Tämä laajennus voi kuitenkin sisältää sarkainmerkkejä, rivinvaihtoja ja muita merkkejä, jotka tulkitaan oikein muissa Windows-järjestelmissä. Lisäksi CSV-laajennus tallentaa vain aktiivisen arkin.
Excelin avulla voimme tuoda tai avata CSV-tiedostoja suoraan excelistä. CSV-tiedostojen pääsovellus sisältää tietojen käytön tuontia ja vientiä varten. Siksi useimmat tietokantaohjelmistot tukevat tätä laajennusta, jotta voimme tuoda / viedä tietoja. Koska tämä laajennus ei sisällä kaavoja ja muotoiluja, tiedostokoko on yleensä pieni. Tämä antaa meille mahdollisuuden käyttää valtavan määrän dataa. Lisäksi voimme käyttää rajattomasti rivejä ja sarakkeita. CSV-laajennuksella tallennetut Excel-tiedostot toimivat paljon nopeammin avaus- ja sulkemisprosessin aikana.
ODS-laajennus Excelissä
ODS (Open Document Spreadsheet) on laajennus, joka on suunniteltu toimimaan Excelin ja muiden ohjelmistojen, kuten OpenOfficen, LibreOfficen jne., kanssa. Mitä tulee Exceliin, tämä laajennus ei tue kaikkia ominaisuuksia ja toimintoja. Tästä syystä ODS-laajennusta ei käytetä usein. Tämä laajennus on hyödyllinen pääasiassa silloin, kun haluamme jakaa Excel-tiedostomme muiden toimistosovelluksien parissa työskentelevien kanssa.
Tämän lisäksi, kun saamme ODS-tiedoston joltakin ja avaamme / viemme sen Exceliin, saatamme nähdä muotoiluon ja ominaisuuksiin (kuten taulukoihin, kaavioihin, ehdolliseen muotoiluun ja muihin) liittyviä ongelmia. Yleensä menetämme muotoilut tai ominaisuudet, joita Excel ei tue, mutta OpenOffice tukee. ODS-laajennus voi kuitenkin tallentaa tekstiä ja tietoja asianmukaisesti.
PDF-laajennus Excelissä
Excel mahdollistaa myös laskentataulukon tallentamisen PDF (portable document format) -laajennukseen. Vaikka tämä laajennus on vähiten suosittu Excelissä, se on joskus hyödyllisin. PDF-laajennusta käytetään ensisijaisesti silloin, kun meidän on ehkä jaettava se muiden kanssa tai tulostettava se paperille. Tämä johtuu siitä, että PDF säilyttää tiedoston muotoilun, joten se ei muunnu automaattisesti järjestelmästä toiseen. Myös PDF-muotoon tallennetut asiakirjat voidaan helposti kopioida kaupallisilla tulostusmenetelmillä, koska PDF säilyttää muotoilun.
Koska PDF-laajennus otettiin käyttöön Excel 2010:n kanssa, se ei ole käytettävissä Excel 2007:ssä ja sitä vanhemmissa versioissa. Lisäksi PDF-tiedoston avaaminen Excelissä voi aiheuttaa muotoiluongelmia, koska tämän tiedostomuodon avaamiseen on olemassa erilaisia ohjelmistoja, kuten Adobe Reader.
Kuinka tarkistaa Excel-tiedostopääte?
Voimme kokeilla eri menetelmiä Excelillä tallennettujen tiedostojen tiedostopäätteiden tarkistamiseksi. Alla käsitellään kahta yksinkertaisinta tapaa tarkistaa tiedostopääte:
Tapa 1:
- Ensin meidän on avattava sijainti (eli kansio), johon tiedosto tallennetaan. Meidän on valittava tiedosto ja napsautettava sitä hiiren kakkospainikkeella.
- Seuraavassa näytössä meidän on napsautettava ' Ominaisuudet ' vaihtoehto luettelon alareunasta. Se näyttää tältä:
- Sen jälkeen näemme Ominaisuudet-ikkunan. Täällä voimme tarkistaa tiedostotyypin tai laajennuksen ' Kenraali '-välilehti. Katso seuraava kuva:
Menetelmä 2
Edellä käsitellyn perinteisen menetelmän lisäksi voimme myös merkitä ' Tiedostonimien laajennukset ' laatikko ' Näytä '-välilehti tiedostonhallinnassa. Tämä näyttää tiedostopäätteet tiedostonimien kanssa tiedostonhallinnassa.
Excel-tiedostotunnisteen muuntaminen muihin muotoihin
Voimme muuntaa olemassa olevan Excel-tiedoston laajennuksen toiseen muotoon selaamalla Tiedosto > Tallenna nimellä Excelissä. Näemme useita tiedostomuotoja avattavassa valikossa ' Tallenna tyyppinä ' tekstiä. Luettelossa käytettävissä olevat muodot voivat kuitenkin vaihdella aktiivisen taulukon tyypin mukaan (kaaviotaulukko, laskentataulukko tai mikä tahansa muu taulukko).
Ymmärtäkäämme tämä syvällisesti kuvien avulla:
- Ensin meidän on avattava tiedosto, jonka haluamme tallentaa toisella tunnisteella. Voimme avata minkä tahansa olemassa olevan tiedoston menemällä Tiedosto ja napsauta sitten vaihtoehtoa ' Avata ' listasta. Excel
- Kun tiedosto on avattu Excelissä, meidän on napsautettava ' Tiedosto välilehti uudelleen ja valitse ' Tallenna nimellä ' vaihtoehto luettelosta. Tästä huolimatta voimme käyttää myös näppäimistön lyhytnäppäintä ' F12 ' käynnistääksesi Tallenna nimellä -valintaikkunan nopeasti.
- 'Tallenna nimellä' -ikkunassa saamme vaihtoehdot valita sijainti, kirjoittaa tiedoston nimi ja valita tiedostotyyppi (laajennus). Voimme valita tiedostotyypin pudotusvalikosta, kuten seuraavassa kuvassa:
- Kun edellinen vaihe on suoritettu, meidän on napsautettava ' Tallentaa ' -painiketta, ja uusi tiedosto valitulla tiedostotunnisteella tallennetaan valittuun paikkaan.
Huomautus: Kun muutamme tai tallennamme olemassa olevan Excel-tiedostotunnisteen toisessa tiedostomuodossa, kaikkia sen muotoiluja, ominaisuuksia tai tietoja ei välttämättä aina siirretä.
Mikä tiedostopääte meidän pitäisi valita Excelissä?
On tärkeää valita oikea pääte Excel-tiedostolle; muuten se voi toimia väärin. Se riippuu pääasiassa käyttäjän tarpeista ja siitä, minkä tyyppisiä tietoja, ominaisuuksia tai muotoilua käyttäjä haluaa käyttää Excel-tiedostossa.
Seuraavassa on joitain hyödyllisiä kohtia parhaan tiedostotyypin valitsemiseksi Excel-tiedostolle:
- Jos haluamme tallentaa Excel-tiedostomme ja ottaa siitä paperikopion ilman lisämuokkausta, on suositeltavaa valita PDF-versio. Tämä johtuu siitä, että jotkin muotoilut voivat muuttua automaattisesti tulostuksen jälkeen, kun ne tallennetaan muihin tiedostopäätteisiin. Lisäksi kun PDF on tallennettu oikealla muotoilulla, se ei muutu automaattisesti tulostettaessa. Lisäksi PDF-tiedostoja on myös vaikea muokata, joten kukaan muu ei voi helposti muuttaa tietoja.
- Jos Excel-tiedostossa on VBA-makroja ja tiedostokoko on suhteellisen suuri, on suositeltavaa käyttää XLSB-tunnistetta. Vaikka VBA-makroja ei käytetä, mutta tiedostokoko on suuri (yli noin 10 Mt), meidän tulisi valita XLSB-tunniste. Lisäksi, jos tiedostossa on VBA-makroja ja sen koko on alle noin 10 MB, on hyvä käyttää XLSM-laajennusta.
- Jos Excel-tiedosto täytyy avata ja muokata muilla suosituilla ohjelmistoilla, on suositeltavaa valita ODF-laajennus tai tiukka XLSX.
- Jos haluamme tallentaa Excel-tiedoston avataksemme sen muilla Excelin versioilla, kuten Excel 2003:lla tai vanhemmalla, meidän on valittava XLS-laajennus. Tätä laajennusta tuetaan vanhemmassa versiossa; Uusien versioiden ominaisuuksia ei kuitenkaan näytetä vanhemmissa versioissa.
Nämä ovat joitain yleisimmistä muodoista, joista voimme valita. On kuitenkin olemassa monia muita vaihtoehtoja, jotka voimme valita vaatimusten perusteella.