Kommunikaatiolla on keskeinen rooli elämässämme. Ihmisellä on oltava hyvät viestintätaidot menestyäkseen millä tahansa alalla. Organisaatiotasolla viestintä on äärimmäisen tärkeää. Ihmiset vaihtavat ideoitaan, mielipiteitään, havaintojaan toistensa kanssa kommunikoinnin kautta. Viestintä voi olla suullista/sanallista tai kirjallista. Suulliseen kommunikointiin kuuluu puhuminen, puhuminen toisilleen eri asioista, kun taas kirjallinen viestintä sisältää kirjeen kirjoittamisen tai kirjoittamisen kommunikoidakseen henkilön kanssa. Viittomakieli on myös osa viestintää, jossa ihmiset käyttävät erilaisia merkkejä ja symboleja keskustellakseen muiden ihmisten kanssa. Kehonkieli, katsekontakti, ilmaisut jne. ovat tärkeitä kommunikoinnin näkökohtia. Joten tänään keskustelemme kahdesta merkittävästä viestintätyypistä, eli muodollisesta viestinnästä ja epävirallisesta viestinnästä. Aloitetaan ymmärtämällä sen ensisijainen merkitys.
Muodollinen viestintä
Muodollinen viestintä määritellään viestintäksi, jossa tieto saavutetaan oikeita kanavia tai reittejä pitkin. Sitä kutsutaan myös viralliseksi viestinnäksi. Tämän viestinnän päätavoitteena on keskustella kunnolla ja varmistaa, että tiedot ovat saapuneet oikein. Tätä viestintää pidetään tehokkaana viestintämuotona, koska se säästää aikaa järjestelmällisen viestinnän ansiosta. Esimerkkejä muodollisesta viestinnästä ovat raportit, virkakuvaukset, työkomennot, myyntiin ja varastoon liittyvät tiedot jne. Muodollista viestintää on neljää erilaista eli ylöspäin suuntautuvaa viestintää, alaspäin suuntautuvaa viestintää, vertikaalista viestintää ja horisontaalista viestintää. Esimies ja alainen keskustelu joutuvat muodollisen viestinnän piiriin. Yksi muodollisen viestinnän suurimmista haitoista on, että säännöt ja määräykset ovat erittäin jäykkiä.
Säännöille annetaan enemmän painoarvoa; henkilön sijasta. Se johtaa alhaiseen sydämellisyyteen esimiehen ja alaisten välisissä suhteissa.
Epävirallinen viestintä
Epävirallisella viestinnällä tarkoitetaan viestintää, jossa ei käytetä muodollisia viestintämenetelmiä. Ihmiset/alaiset eivät noudata organisaation tiukkoja sääntöjä. Ihmiset keskustelevat vapaasti ilman kahleita. Organisaatiotasolla epävirallinen viestintä on spontaania viestintää, jossa alaiset ja esimies voivat keskustella vapaasti. Viestimiseen ei ole virallisia sääntöjä, järjestelmiä tai ohjeita. Puhuminen ystäväsi tai perheesi kanssa on yleinen esimerkki epävirallisesta kommunikaatiosta. Yksi epävirallisen viestinnän suurimmista eduista on, että se on erittäin joustava. Mikään jäykkyys tai minkäänlainen muodollisuus ei estä kommunikaatiota. Viiniköynnösviestintä on merkittävä epävirallisen viestinnän muoto. Tällaisen viestinnän haittana on, että huhut tai väärät tiedot leviävät nopeasti. Katsotaanpa nyt joitain eroja muodollisen ja epävirallisen viestinnän välillä.
| KYLLÄ EI. | MUODOLLISUUS | Epävirallinen VIESTINTÄ |
|---|---|---|
| 1. | Muodollinen viestintä määritellään viestintäksi, joka tapahtuu virallisia/virallisia reittejä ja kanavia pitkin. | Toisaalta epävirallinen viestintä määritellään viestintäksi, joka tapahtuu epävirallisesti kahden tai useamman ihmisen välillä. |
| 2. | Virallisessa viestinnässä on tiukkoja sääntöjä ja määräyksiä. | Epävirallisessa viestinnässä ei ole jäykkiä sääntöjä tai määräyksiä. |
| 3. | Virallisen viestinnän toinen nimi on 'virallinen viestintä'. | Epävirallisen viestinnän toinen nimi on 'rypäleen viestintä.' |
| 4. | Muodollisessa viestinnässä tiedot ovat luotettavampia. | Tietojen luotettavuus on vähemmän. |
| 5. | Muodollinen viestintäprosessi on hidas. | Epävirallinen viestintäprosessi on nopea. |
| 6. | Muodollinen viestintä sisältää pääasiassa kirjallisen viestinnän. Siksi jokaiselle tiedolle on olemassa dokumentoitu todiste. | Epävirallinen viestintä sisältää suullisen kommunikoinnin. Asiasta ei siis ole dokumentoitua näyttöä. |
| 7. | Muodollinen viestintä vie aikaa. | Epävirallinen viestintä on erittäin nopeaa ja nopeaa. |
| 8. | Muodollinen viestintä on tehokasta, koska tiedonkulku on järjestelmällistä. | Järjestelmällistä virtausta ei tapahdu, mutta epävirallisessa viestinnässä säästyy työhön liittyviä asioita ja aikaa. |
| 9. | Salassapito säilyy virallisessa viestinnässä. | Epävirallisessa viestinnässä ei säilytetä salassapitoa. |
| 10. | Muodollinen viestintä kulkee vain virallisia tai ennalta määriteltyjä kanavia pitkin. | Epävirallinen viestintä liikkuu vapaasti ja nopeasti. |
| yksitoista. | Virallisten kanavien kautta annetut tiedot ovat aitoja. | Epävirallisessa viestinnässä tiedot eivät ole aitoja. |
| 12. | Virallisen viestinnän päätavoitteena on saavuttaa organisaation tavoitteet. | Epävirallisen viestinnän päätavoitteena on vastata henkilökohtaisiin etuihin ja tarpeisiin. |
Nämä ovat siis joitain merkittäviä eroja virallisen ja epävirallisen viestinnän välillä. Molempia viestintämuotoja harjoittavat useat organisaatiot. Tämän päätavoitteena on saavuttaa organisaation ja henkilökohtaiset tavoitteet. Nykyään on olemassa useita virallisia ja epävirallisia viestintätyyppejä. Joten keskustellaan niistä.
Muodollisen viestinnän tyypit
Epävirallisen viestinnän tyypit
Nämä ovat siis merkittäviä virallisen ja epävirallisen viestinnän muotoja. Paremman ympäristön luomiseksi ja yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan molempia viestintämuotoja. Työntekijöiden moraali kohoaa ja myös organisaatio täyttää tavoitteensa. Sekä virallinen että epävirallinen viestintä kulkevat käsi kädessä. Organisaation sujuvan ja tehokkaan toiminnan kannalta tarvitaan siis sekä virallista että epävirallista viestintää.