Johdon tietojärjestelmä (MIS) on a tietokone laitteisto- ja ohjelmistojärjestelmä, joka toimii organisaation toiminnan perustana. MIS kerää tietoa eri verkkojärjestelmistä tukeakseen johdon päätöksentekoa, analysoi tiedot ja raportoi tiedot.

Organisaatiossa sitä käytetään tiedon koordinointiin, ohjaukseen, analysointiin ja visualisointiin. Ihmiset, menettelyt ja teknologia ovat kaikki mukana johtamistietojärjestelmien tutkimisessa organisaatioympäristössä. Se tarjoaa yrityksille ja organisaatioille teknologiaa, joka helpottaa viestintää ja tiedonkulkua, auttaa ongelmanratkaisussa ja antaa organisaatiolle kilpailuetua.

MIS:n rooli

Johdon tietojärjestelmä (MIS) on tietokoneistettu taloustietokanta, joka on perustettu ja suunniteltu tuottamaan säännöllisiä raportteja toiminnasta kaikille yrityksen johtamistasoille. Lisäksi järjestelmästä on yleensä helppo saada erityisiä raportteja. MIS:n tärkein tavoite on antaa esimiehille palautetta heidän suorituksestaan, jotta ylempi johto voi seurata koko liiketoimintaa. MIS vertaa usein 'todellisia' tietoja 'suunniteltuihin' tuloksiin ja edellisen vuoden tuloksiin arvioidakseen edistymistä tavoitteiden saavuttamisessa.

Yrityksen osastojen ja toimintojen tiedot lähetetään MIS:ään. Osa tiedoista kerätään automaattisesti tietokoneeseen kytkettyjen kassatiskien kautta, kun taas toiset tiedot syötetään manuaalisesti säännöllisin väliajoin. Muut raportit hankitaan käyttämällä sisäänrakennettuja kyselykieliä, kun taas rutiiniraportit on ohjelmoitu valmiiksi ja suoritetaan säännöllisesti tai pyynnöstä. Esimiehet käyttävät järjestelmään integroituja näyttötoimintoja edistymisen tarkistamiseen MIS-järjestelmään verkoilla yhdistetyissä pöytätietokoneissa. Yrityksen osakkeiden kehitystä seurataan ja näytetään myös useilla kehittyneillä järjestelmillä.

MIS:n evoluutio

Johdon tietojärjestelmien historia on hyödyllistä jakaa neljään tai viiteen jaksoon, jotta sen kehitystä saadaan ymmärretyksi.

1960-luvun puolivälistä 1970-luvun puoliväliin:

lisää vesileima sanaan

Tietojärjestelmät keskitettiin tietokoneistetun MIS-järjestelmän alkuvuosina ja ne keskittyivät vain johtamis- ja hallintovaatimuksiin. Suurin osa tietojärjestelmistä ja niiden raporteista vastasivat kirjanpitoosastot.

1970-luvun puolivälistä 1980-luvun puoliväliin:

Vaikka MIS keskittyi edelleen ensisijaisesti hallintaan ja valvontaan, lisäosastot alkoivat hyödyntää tekniikkaa. Muiden tietojärjestelmien ohjausryhmien ja käyttäjävetoisten aloitteiden muoto ja laajuus luovat usein hankkeita.

1980-luvun puolivälistä 1990-luvun loppuun:

Tänä aikana keskitetyt tietojärjestelmät kasvoivat ja tieto hajautui. Jokaisella divisioonalla on tietokoneverkkonsa. Tiedonhallintaa kutsuttiin usein 'paimentavaksi kissoiksi'. Tänä aikana moniin yrityksiin kehittyi uusi työtehtävä erilaisten tietojärjestelmien hankinnan ja käytön hoitamiseksi.

1990-luvun lopulta tähän päivään:

Tietojärjestelmät liittyvät edelleen läheisesti hallintoon ja johtamiseen nykyaikana, mutta ne ovat laajalti hajallaan ja lähes jokaisen työntekijän saatavilla useilla alustoilla. Jotta asiakasyritys pääsee helposti käsiksi toimittajatietoihin ja heidän kuluttajansa puolestaan ​​pääsevät käsiksi näihin tietoihin, monet tietojärjestelmät on integroitu eri yrityksiin.

Tänään eteenpäin:

Internetin kaistanleveyden nopea kasvu on johtanut merkittävään riippuvuuteen pilvipalveluista. Jotkut väittävät, että tämä ennakoi uutta aikakautta työntekijöiden nousussa ja että tämä on johtamistietojärjestelmien aikakautta. Nykyään lähes jokainen työntekijä voi tehdä valistuneita päätöksiä työkalujen ansiosta, jotka ovat helposti saatavilla useilla alustoilla. Ero niiden välillä, jotka luovat ja käyttävät MIS-tietoa, on tulossa yhä hämärämmäksi.

MIS:n pilarit

Hallinta, tieto ja järjestelmä muodostavat MIS:n kolme pilaria. Näitä kuvataan tarkemmin alla.

Hallinto:Taidetta saavuttaa tavoitteita virallisesti perustettujen ryhmien jäsenten kautta ja yhteistyössä heidän kanssaan. Seuraavat ovat esimiestehtäviä:
• Suunnittelu
• Järjestäminen
• Henkilöstö
• Ohjaus
• Hallitseminen
Tiedot:Kontekstin ja merkityksen omaava data, jossa data on käsittelemätöntä tietoa kokonaisuudesta (kokonaisuus on kiinnostava kohde)Järjestelmä:Ryhmä toisiinsa liittyviä elementtejä, joilla on selkeä raja ja jotka tekevät yhteistyötä yhden tavoitteen saavuttamiseksi.

MIS:n osat

Johdon tietojärjestelmän muodostavat viisi komponenttia: ihmiset, liiketoimintaprosessit, tiedot, laitteistot ja ohjelmistot. Yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi kaikkien näiden osien on toimittava yhteistyössä.

Ihmiset:Nämä ovat järjestelmän käyttäjiä, jotka käyttävät sitä päivittäisten liiketapahtumien seurantaan. Käyttäjillä on tyypillisesti koulutettuja ammattilaisia, kuten henkilöstöpäälliköitä ja kirjanpitäjiä.Liiketoimintamenettelyt:Nämä ovat yleisesti hyväksyttyjä parhaita käytäntöjä, jotka ohjaavat käyttäjiä ja kaikkia muita osia toimimaan tehokkaasti. Käyttäjät, konsultit ja muut ihmiset luovat liiketoimintamenettelyjä.Tiedot:Päivittäiset liiketapahtumat, jotka on dokumentoitu. Tietoja kerätään pankeille esimerkiksi talletusten ja nostojen kautta.Laitteisto:tietokoneet, tulostimet , verkkolaitteet ja muut esineet muodostavat laitteiston. Laitteisto mahdollistaa tietojen käsittelyn. Lisäksi tarjolla on verkko- ja tulostusominaisuudet.Ohjelmisto:Nämä ovat sovelluksia, jotka käyttävät laitteistoa toimiakseen. Järjestelmäohjelmistot ja sovellusohjelmistot ovat ohjelmiston kaksi pääosastoa. Käyttöjärjestelmää kutsutaan järjestelmäohjelmistoksi. Sovellusohjelmistot kuvaavat erikoisohjelmistoja, joita käytetään liiketoiminnan suorittamiseen.

MIS:n tavoite

MIS:n tärkeimmät tavoitteet ovat auttaa johtajia tekemään päätöksiä, jotka edistävät liiketoiminnan strategiaa ja toteuttaa organisaatiorakennetta ja dynamiikkaa yrityksen organisaation johtamiseksi tehokkaammin ja kilpailuedun saavuttamiseksi.

Jotkut MIS-tavoitteet ovat seuraavat:

Tietojen talteenotto:MIS kerää tietoja erilaisista organisaation sisäisistä ja ulkoisista lähteistä. Tiedot voidaan kerätä manuaalisesti tai tietokonepäätteiden kautta.Tietojen käsittely:Tallennettuja tietoja käsitellään tarvittavien tietojen luomiseksi. Tietojen käsittely sisältää tehtäviä, kuten laskennan, lajittelun, luokittelun ja yhteenvedon.Tietojen säilytys:Käsitellyt tai käsittelemättömät tiedot säilytetään MIS:ssä myöhempää käyttöä varten. Kaikki tiedot, joita ei heti tarvita, säilytetään rekisterinä organisaation myöhempää käyttöä varten.Tiedon haku:Tarvittaessa johtamistietojärjestelmä hakee tietoja tietokannoistaan ​​eri käyttäjille.Tiedon levittäminen:Organisaation käyttäjät saavat tietoa, johtamistietojärjestelmän valmiita tuotteita. Se tapahtuu säännöllisesti tai verkossa tietokonepäätteen kautta.

MIS:n ominaisuudet

Järjestelmällinen lähestymistapa:MIS noudattaa järjestelmälähestymistapaa, joka tarkoittaa vaiheittaista menettelyä järjestelmän toiminnan tutkimiseksi sen tavoitteen kontekstissa, jota varten se luotiin. Se edellyttää kokonaisvaltaista näkemystä siitä, miten organisaation osajärjestelmät toimivat.Hallintosuuntautunut:MIS:n hallintalähtöinen luonne viittaa siihen, että on käytettävä ylhäältä alas suuntautuvaa MIS-suunnittelumenetelmää. Ylhäältä alas -lähestymistavan mukaan johtamisen tarpeet ja liiketoiminnan tavoitteet päätetään järjestelmän kehittämisen alussa. MIS ehdottaa hallintaa, joka työskentelee dynaamisesti järjestelmän kehittämisen kanssa johtamispäätösten täydellisyyden saavuttamiseksi.Vaatimusten mukaan:MIS tulisi suunnitella ja kehittää johtajien tarvitsemien tietojen perusteella. Strateginen suunnittelu, johdon ohjaus ja toiminnanohjaus ovat kolme erillistä tasoa, joilta löytyy tarvittava suunnittelu- ja kehitystieto. Näin ollen MIS:n tulisi vastata organisaation hierarkian eri tasoilla olevien johtajien ainutlaatuisiin vaatimuksiin.Tulevaisuuteen keskittyvä:MIS tulee suunnitella ja kehittää tulevaisuutta ajatellen, jotta se ei rajoitu pelkästään historiatietojen tuottamiseen.Integroitu:Täydellinen MIS yhdistää kaikki sen osakomponentit toimittaakseen tarvittavat tiedot viisaan päätöksen tekemiseksi. MIS:n olennainen osa on integroitu järjestelmä, joka yhdistää tietoja useilta toiminta-alueilta.Yleiset tietovirrat:Tämä ajatus tukee useita perusnäkökulmia järjestelmäanalyysiin, mukaan lukien päällekkäisyyden vähentäminen, liittyvien tehtävien yhdistäminen ja prosessien virtaviivaistaminen. Yhteisen tietovirran lisääminen on järkevä ja kustannustehokas idea.Pitkän aikavälin suunnittelu:Koska MIS edellyttää organisaation menestyksen loogista suunnittelua, se tulee aina kehittää pitkän aikavälin suunnitelmaksi. Analyytikon tulee ottaa huomioon liiketoiminnan vaatimukset ja tulevaisuuteen keskittyvät analyysit luodessaan MIS:ää.Asiaankuuluva suhde osajärjestelmän suunnittelun välillä:MIS:n kehittäminen tulisi jakaa siihen liittyviin osajärjestelmiin. Näiden tukijärjestelmien on oltava hyödyllisiä huolellisella suunnittelulla.Keskustietokanta:Tiedot esitetään taulukkomuodossa keskustietokannassa. Tämä tietokanta sisältää varastoihin, työntekijöihin, asiakkaisiin ja muihin tietolähteisiin liittyviä tietoja. Tietokanta vastaa tietueiden lisäys-, poisto- ja päivitysprosesseista.

Johdon tietojärjestelmän tyypit (MIS)

Tietojärjestelmiä on eri muodoissa tiedon keräämiseen, raportointiin ja operatiivisten ja keskitason johtajien auttamiseksi päätöksenteossa. Tilanteesta riippuen käytössä on useita johdon tietojärjestelmiä. Siksi oikean MIS-tyypin valinta on ratkaisevan tärkeää. Tässä on selitetty joitain usein käytetyistä MIS-tyypeistä:

dynaaminen ohjelmointi

1. Johdon raportointijärjestelmä

Se on tietokanta, joka seuraa kaikkea taloutta ja liiketoimintaa eri johtamistasoilla. Keskitason johtajat käyttävät tyypillisesti johdon raportointijärjestelmää tuottaakseen usein raportteja vertaamalla aikaisempaa ja nykyistä taloudellista suorituskykyä taloudellisen kasvun arvioimiseksi. Keskitason johtajat voivat myös käyttää sitä analysoimaan suorituskykyään. Ylimmän tason johtajat vertaavat yhtiön nykyistä taloudellista tilannetta ja toiminnan tehokkuutta yhtiön asetettuihin tavoitteisiin käyttämällä raportointijärjestelmän toimittamia tietoja.

2. Prosessin ohjausjärjestelmät

Tämä järjestelmä keskittyy fyysiseen tai teolliseen liiketoimintaan, kuten autojen kokoonpanoon, öljynjalostukseen tai metallien valmistukseen. Prosessinohjausjärjestelmä kerää jatkuvasti tietoa ja tuottaa raportin järjestelmän suorituskyvystä. Raportti auttaa johtoa arvioimaan prosessin toimivuutta ja antaa tietoa siitä, milloin jokin tietty tapahtuma tapahtui. Lisäksi se paljastaa kuinka usein tuotantojärjestelmä poikkeaa syklisestä tuotantoprosessista. Tällaisista tiedoista on hyötyä tuotantojärjestelmän tehokkuuden arvioinnissa ja työntekijöiden ja laitteiden turvallisuuden hallinnassa.

3. Myynti- ja markkinointijärjestelmä

Esimiehet voivat seurata yrityksen myynnin ja mainonnan tehokkuutta myynti- ja markkinointijärjestelmien avulla. Asiakasarvioiden ja kommenttien avulla markkinointijärjestelmät voivat luoda raportteja, jotka auttavat johtajia nostamaan tuotteidensa tasoa. Myyntijärjestelmiä käyttävät markkinointipäälliköt voivat käyttää raportteja saadakseen lisätietoja odotetusta myynnistä ja arvioidakseen, kuinka se vertautuu nykyisiin tuloihin. He voivat käyttää tätä tunnistaakseen malleja ja kehittääkseen ratkaisuja tulevaa kehitystä varten. Nämä järjestelmät voivat seurata tuotteiden välisiä hintaeroja sekä tiettyjen jälleenmyyjien käyttämiä kampanjoita ja mainoskampanjoita. Johtajat voivat käyttää näitä tietoja seuratakseen tuotteen myyntiä ja kohdistaakseen lisätarjouksia tai alennuksia.

4. Varaston valvontajärjestelmä

Se pitää kirjaa kaikista varastoon liittyvistä tapahtumista, kuten varkaudesta, pilaantumisesta ja varastossa olevasta varastosta, jolloin johto näkee, mitkä tuotteet myydään loppuun nopeammin ja vaativat täydennystä joko tietyissä vähittäismyyntipisteissä tai yrityksen varastossa. Varaston kulkua varastoon, varastosta myymälöihin, myyntiä ja palautusta seurataan varastonhallintajärjestelmällä.

5. Laskenta- ja rahoitusjärjestelmät

Se pitää kirjaa organisaation varoista ja investoinneista. Se kokoaa yhteen kaikki tiedot, jotka liittyvät lain edellyttämiin liittovaltion, osavaltion ja paikallisiin veroihin, palkkasummaan ja eläkerahastoihin liittyviin talousraportteihin. Jos laitos julkaisee vuosiraportteja, kirjanpito- ja talousjärjestelmä toimittaa tarkastukseen tarvittavat raportit. Se helpottaa myös päivittäisten tapahtumien, kuten myyntitulojen, palautusten ja pankkitalletusten kirjaamista. Tämä menetelmä on perusta kuukausittaisille selvityksille, kuten voitto ja tappio ja taseet. Lisäksi nämä lausunnot auttavat johtajia vertaamaan yhtiön nykyistä taloudellista menestystä sen historiallisiin tuloksiin ja asettamaan tavoitteita tulevalle laajentumiselle.

6. Henkilöresurssit

Tämän tiedonhallintajärjestelmän avulla johto voi säännellä tiedon jakamista koko yrityksessä. Toimistoautomaation tietojärjestelmä sisältää sähköisiä työkaluja, joilla esimiehet kommunikoivat muiden osastopäälliköiden, heidän henkilöstönsä tai jopa muiden työntekijöiden kanssa. Palkanlaskenta, etuudet ja eläkkeelle siirtyminen ovat kaikki kirjanpito- ja rahoitusjärjestelmien taloudellisia osia, joita tämä järjestelmä seuraa. Henkilöstöjärjestelmä seuraa myös monia muita asioita. Lakisääteisten vaatimusten noudattamisesta ilmoittaminen edellyttää koulutustilaisuuksia ja henkilöstömääräyksiä helpottaa viestintää henkilöstön, henkilöstön ja johdon välillä.

7. Päätöksen tukijärjestelmä

Päätöksentukijärjestelmät keräävät tietoa sekä sisäisistä että ulkoisista lähteistä auttaakseen johtajia tekemään liiketoimintavalintoja. Muiden osastojen tiedot, kuten taloustiedot, varastotiedot tai nykyiset myyntikatteet vuosineljännekseltä, ovat esimerkkejä tiedoista sisäisistä lähteistä. Ulkoisia tietolähteitä ovat alan kehitys, korot ja kilpailevien yritysten tai toimittajien kustannukset. Tehdessään arvioita kasvun rakentamisesta, vuosittaisista työkiintiöistä tai uuden politiikan luomisesta johtaja voi käyttää päätöksenteon tukijärjestelmää.

8. Johdon tietojärjestelmä

Johdon tietojärjestelmä on tehty auttamaan johtoa valvomaan johtajia. Tarjoamalla tietoja taulukoissa ja kaavioissa tämä järjestelmä helpottaa johtajien analysoida tietoja ja tehdä tietoisia arvioita.

9. Markkinoinnin tietojärjestelmät

Markkinoinnin tietojärjestelmällä tarkoitetaan markkinatiedon systemaattista keräämistä, analysointia, tulkintaa, tallentamista ja esittämistä markkinoijille säännöllisesti ja jatkuvasti sisäisistä ja ulkoisista lähteistä. Se antaa markkinoijille tärkeitä yksityiskohtia päättääkseen, miten he voivat parhaiten toteuttaa markkinointitoimia, kuten hinnoittelua, pakkaamista, uusien tuotteiden kehitystä, jakelua, mediaa ja promootiota.

10. Tapahtumajärjestelmä

Transaktioprosessijärjestelmät keräävät tietoja organisaation päivittäisen tapahtuman aikana. He voivat myös pitää silmällä muita säännöllisiä toimintoja, kuten tavarajonoja tai eri hyödykkeiden varauksia. Palkanlaskenta ja muut talletuksiin liittyvät yritystoiminnot voidaan automatisoida asiointijärjestelmillä.

11. Koulun tiedonhallintajärjestelmä

Koulun tietojärjestelmä (SIMS) mahdollistaa koulun tehokkaan toiminnan. Monet koulut käyttävät tätä tekniikkaa kaikkien koulun kulissien takana olevien toimintojen hoitamiseen sekä nuorten aivojen muokkaamiseen. Koulun tietojärjestelmä on vähentänyt oppilaiden läsnäolokirjanpidon ja -hallinnan työmäärää.

12. Yrityksen resurssien suunnittelu

Yritys käyttää ohjelmistoja tai järjestelmiä päivittäisten toimintojen, kuten toimitusketjun, tuotannon, palvelujen, talouden ja muiden prosessien, suunnitteluun ja hallintaan. Kirjanpito ja hankinnat, projektinhallinta, asiakassuhteiden hallinta, riskienhallinta, vaatimustenmukaisuus ja toimitusketjutoiminnot ovat vain muutamia tehtäviä, joita toiminnanohjausohjelmistot voivat suorittaa automatisoidakseen ja tehostaakseen yritystä tai organisaatiota.

MIS:n edut

Helpottaa suunnittelua:Organisaatioiden koon ja monimutkaisuuden kasvaessa johtajat työskentelevät nyt etänä toimipisteen sijaan MIS-järjestelmän tarjoaman hyödyllisen tiedon ansiosta tehokkaaseen päätöksentekoon.Minimoi tiedon ylikuormituksen:MIS auttaa segmentoimaan tiedot paremmin hallittavissa oleviksi osiin päätöksentekoa varten. Tämän seurauksena valtavat määrät järjestettyä dataa ovat vähemmän hämmentäviä.MIS kannustaa hajauttamiseen:Tehon hajauttaminen on mahdollista MIS:n kautta. Tämä auttaa päivittämään organisaation politiikkaa ja käytäntöjä. Koska on olemassa vähemmistöjärjestelmiä suorituskyvyn mittaamisen alemmilla tasoilla, tämä on uskottavaa.Tuo koordinointia:Kaikki organisaation päätöksentekosolmut on yhdistetty MIS:n kautta. Tämä takaa organisaation tehokkaan toiminnan. Se auttaa omaksumaan erikoistuneen toiminnan niin, että kukin alue voi ymmärtää toisten tarpeet ja vaikeudet.Helpottaa hallintaa:MIS on keskeinen väline, joka yhdistää johdon suunnittelun ja ohjauksen. MIS käyttää tietokoneita tietojenkäsittely- ja tallennuskapasiteetin laajentamiseen samalla, kun se vähentää kustannuksia. Se parantaa johdon kykyä arvioida ja parantaa suorituskykyä.

MIS:n haitat

Melko kallista asentaa ja määrittää:MIS:n suurin haittapuoli on, että se on erittäin kallista ottaa käyttöön yritykselle. Tämän tietojärjestelmän toimiminen edellyttää lukuisia laitteisto- ja ohjelmistokomponentteja.Joustavuuden puute päivittää itsensä:MIS ei voi päivittää itseään automaattisesti kuten monet muut sovellukset. Järjestelmä on päivitettävä manuaalisesti keräämällä raakadataa ja asettamalla se siihen aiemmin tallennettujen tietojen käsittelyä ja päivittämistä varten.Petoksen riski:Jokaisessa tapahtumavaiheessa on suoritettava asianmukaiset tarkastukset ja tarkistukset. Mikä tahansa rikkomus voi johtaa mahdollisesti vaarallisiin tilanteisiin, kuten tunkeilijaan, joka julkaisee laittomia tapahtumia.Ottaa huomioon vain laadulliset tekijät:MIS jättää huomioimatta ei-laadulliset näkökohdat, mukaan lukien työntekijän moraalin, asenteen ja motivaation, ja suosii vain laadullisten tekijöiden huomioon ottamista.Voimakas riippuvuus teknologiasta:Tietokonepohjaisissa tietojärjestelmissä teknologia on vahvasti riippuvainen. Tietoja ei voida käyttää minkään laite- tai ohjelmistovian aikana ennen kuin tarvittava ohjelmisto tai laitteisto on vaihdettu.